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Entreprises de maintenance : pourquoi préférer une GMAO à un logiciel de facturation classique ?

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La digitalisation de l’économie généralise l’utilisation des logiciels de facturation. Pourtant, ces logiciels ne sont pas assez spécialisés pour les entreprises de maintenance, et les outils de GMAO s’avèrent plus adaptés à leurs besoins. Mais encore faut-il choisir le bon.

Logiciel de facturation : des avantages sous conditions

Les logiciels de facturation se généralisent au sein des entreprises de maintenance. Par la dématérialisation des factures, avoirs et autres documents, ils sont censés leur apporter des gains en :

 

- Efficacité, grâce à la suppression des tâches manuelles d’impression et de scan de documents

- Rentabilité, grâce à une baisse des coûts d’achat de papier, d’impression, frais de partage et de stockage des documents

- Simplicité, grâce à la possibilité de rechercher des factures via un moteur de recherche

- Sécurité, grâce à l’archivage numérique des factures

- Image, grâce à une diminution de la consommation de papier favorable à l’environnement

 

Mais force est de constater que l’obtention de ces bénéfices n’est pas automatique, tant les performances varient d’un logiciel de facturation à l’autre.

Surtout, la plupart des logiciels de facturation ne prennent pas en compte les spécificités liées à l’activité maintenance (bons d’intervention travaux, bons d’achat fournisseur et sous-traitant, reprise des informations collectées sur le terrain…).

Logiciel de facturation : un casse-tête pour les entreprises de maintenance

Pour les acteurs de la maintenance, le choix d’un logiciel de facturation réellement adapté à leurs besoins se révèle être une tâche chronophage et compliquée, d’autant que ces besoins varient aussi fortement suivant le métier exercé : un électricien ne gère pas la facturation de la même façon qu’un ascensoriste ou qu’un chauffagiste par exemple.

Aux vues de la très grande quantité de logiciels de facturation sur le marché, il est souvent plus long que prévu de trouver la perle rare, surtout pour les entreprises de petite taille qui n’ont pas forcément les ressources internes pour lancer une recherche approfondie.

La solution : se tourner vers des solutions expertes en maintenance, et qui savent s’adapter finement aux spécificités et à l’organisation de chaque société. C’est ainsi que les éditeurs de logiciels de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) semblent être mieux armés pour répondre aux attentes très spécifiques des entreprises de maintenance que les logiciels de facturation « grand public ».

Logiciel de facturation : la bonne alternative GMAO

Les logiciels de GMAO intègrent pour la plupart un module de gestion de facturation faisant office de logiciel de facturation.

Les éditeurs d’outils GMAO sont spécialisés dans la digitalisation des entreprises de maintenance, d’où une meilleure appréhension des enjeux de ce métier que les éditeurs de logiciel de facturation.

C’est pourquoi adopter une GMAO rend les entreprises de maintenance capable d’accroître considérablement la fluidité des échanges d’informations entre leurs équipes opérationnelles et administratives. Contrairement à un logiciel de facturation classique, les solutions de GMAO ne se limitent pas à la digitalisation des processus de facturation, mais digitalisent l’ensemble de l’activité des entreprises de maintenance, partie opérationnelle comprise. Cela permet un partage en temps réel des informations terrain vers les équipes administratives, d’où une facturation plus ergonomique.

C’est ainsi que pour les acteurs de la maintenance, les modules de facturation des logiciels de GMAO se révèlent plus performants que les logiciels de facturation classique.

Se pose alors la question de quelle GMAO à choisir.

Pour y répondre, il est essentiel de s’assurer de la disponibilité de modules complémentaires et de l’adaptation de la GMAO à la généralisation de la facture électronique pour les clients publics.

 

logiciel facturation twimm

 

Logiciel de facturation : l’importance des modules de gestion des stocks et de gestion des devis

Si les outils de GMAO avec un module facturation sont assez présents sur le marché, peu d’entre eux offre la possibilité de gérer en plus les devis et les stocks. Or, la gestion des devis et celle des stocks va souvent de pair avec celle de la facturation dans les entreprises de maintenance : il serait donc contre-productif de s’équiper d’un logiciel de GMAO bas ou milieu de gamme car ces derniers proposent rarement la gestion des devis et des stocks en plus de la gestion de la facturation. Il faut alors s’équiper de solutions complémentaires, ce qui engendre des difficultés de gestion et des coûts.

En conséquence, il semble plus judicieux d’investir dans un logiciel de GMAO haut de gamme qui agrège des modules de gestion des factures, des devis et des stocks sur une même interface. La rentabilité d’une telle solution s’avère supérieure aux outils de GMAO moins performants sur le long-terme.

Logiciel de facturation : l’indispensable passerelle avec Chorus Pro

Depuis le début de l’année 2020, la facturation par voie électronique est obligatoire pour toutes les entreprises qui travaillent pour des marchés publics : elles doivent désormais charger leurs factures sur Chorus Pro, la plateforme gouvernementale dédiée à l’échange de de factures et avoirs entre fournisseurs et clients publics.

Certains logiciels de GMAO se sont adaptés à la généralisation de la facture électronique en développant leurs propres passerelles avec Chorus Pro : il suffit alors de rentrer les factures dans l’outil, elles sont instantanément téléchargées sur Chorus Pro s’il s’agit d’un marché public, et leur suivi est assuré directement sur le logiciel.

Ainsi, les logiciels de GMAO nouvelle génération combinent en un même outil la gestion de la facturation pour les clients publics et celles pour les clients privés.

Au-delà de constituer une alternative plus que crédible aux logiciels de facturation, elles semblent même les supplanter auprès des sociétés de maintenance.

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