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Les 5 étapes de la gestion d'interventions 

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Les logiciels de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) les plus avancés du marché fluidifient la gestion des interventions et génèrent des gains de temps non négligeables, pour le prestataire comme pour le client.

Comment cela fonctionne-t-il concrètement ? Réponse en 5 étapes.

 

Étape 1 : Création de l'intervention

 

L’utilisateur se connecte au logiciel à l’aide de ses identifiants. Ensuite, il se rend sur la page de saisie des interventions où il accède au formulaire de demande.

Les logiciels de GMAO nouvelle génération disposent d’un moteur de recherche intelligent : dans le formulaire, il suffit de saisir les premières lettres du client pour le retrouver. En sélectionnant le client et le site concerné, les informations liées se complètent automatiquement. L’utilisateur sélectionne ensuite le métier concerné, le motif de l’intervention ainsi que l’activité liée.

 

La demande d’intervention est horodatée, il est possible de tout de suite prévoir une date d’intervention, et la durée estimée de l’intervention est modifiable. Les coordonnées des contacts du site sont disponibles grâce à une pop-up. L’objet est pré-rempli en fonction du type d’intervention, mais il peut être modifié.

 

L’utilisateur renseigne ensuite les contraintes liées à l’intervention. Des pièces jointes peuvent être insérées, de manière classique ou par glisser déposer. Les lignes de prestation de la base sont disponibles, elles sont ajoutées par une simple sélection.

L’utilisateur valide ensuite la création de la demande d’intervention.

 

Étape 2 : Planification de l'intervention

 

La partie planification des logiciels de GMAO nouvelle génération permettent d’afficher différents plannings.

Le planning reprend l’ensemble des ressources et des interventions planifiées ou non. Par un simple glisser déposer, l’utilisateur peut décaler l’intervention sur une nouvelle plage horaire ou l’affecter à différentes ressources.

L’intervention se sélectionne au clic : l’utilisateur va pouvoir modifier sa durée ou la composition de l’équipe de techniciens. Le logiciel regroupe les plannings prévisionnels et réels, et un code couleur permet de connaître l’état de l’intervention. Une fois l’horaire de l’intervention validé une notification arrive directement sur le smartphone du technicien via l’application mobile du logiciel.

 

 

Étape 3 : Réalisation de l'intervention

 

Grâce à la notification, l’intervenant accède au détail de l’intervention. Il peut alors la prendre en charge. Le calcul du temps de trajet commence. Dans le détail de l'intervention, il peut ouvrir l’application GPS de son choix pour se rendre sur le site. Une fois arrivé, l’intervenant clique sur « commencer l'intervention ». Le temps d’intervention commence. L’intervenant prend ensuite des photos avant chantier depuis l’application mobile. Il réalise l’intervention puis saisie le bilan et spécifie le temps passé. Il peut ensuite faire signer le bon d'intervention par le client depuis le smartphone. L'intervention est enregistrée et diffusée à l'ensemble des personnes abonnées à une liste de diffusion.

 

Étape 4 : Clôture de l'intervention

 

Au bureau il est possible de modifier l'intervention, d'enlever des photos, de changer le temps passé, d’ajouter des prestations et de compléter le compte-rendu. Une fois les modifications effectuées le compte-rendu est validé par l’opérateur du bureau. Ce dernier n’est plus modifiable et le compte-rendu est envoyé automatiquement par mail à une liste de diffusion. Le mail peut aussi être envoyé manuellement.

 

Étape 5 : Restitution des données

 

Les logiciels de GMAO nouvelle génération permettent de générer des rapports de maintenance liés à un périmètre. Il suffit de sélectionner la période, le périmètre client ainsi que les indicateurs que l'on souhaite afficher. Ainsi, en quelques clics ils peuvent générer automatiquement un rapport de maintenance avec l'ensemble des données que vous avez demandé au format PDF. L’ensemble des données sont également exportables sur Excel. Le client a lui aussi un accès sur lequel il pourra voir l'ensemble des interventions de son périmètre, pourra créer des demandes intervention (portail client).

 

 

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