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Maintenance immobilière, vers la dématérialisation totale

Plannings, bons d’interventions, devis et factures... Place au numérique

Chaque prestataire de maintenance, tous corps de métiers confondus, est confronté à la gestion de documents papiers au quotidien : bons d’interventions, contrats, planning des techniciens, devis, factures et bien d’autres. La dématérialisation de tous ces documents offre de réels gains en termes de productivité, de qualité de service et de communication par la centralisation des informations au sein d’un environnement sécurisé, partagé.

Un planning partagé

La gestion du planning des techniciens est un élément essentiel pour organiser les interventions de maintenance et répartir la charge de travail entre chacun. Gérer les interventions préventives prévues par le contrat sur différents sites s’avère relativement simple, mais lorsqu’il s’agit d’intégrer des demandes d’interventions de dépannage au planning déjà établi, plusieurs paramètres entre en compte et cela devient un véritable casse-tête :

  • Attribuer la prestation au technicien le plus à même de la réaliser en fonction de sa disponibilité et de sa localisation
  • Donner un caractère d’urgence à l’intervention
  • Modifier le planning journalier d’un ou plusieurs techniciens en fonction des nouvelles interventions
  • Prévenir les techniciens du changement de planning

Pour gérer tous ces paramètres l’utilisation d’une GMAO web offre la possibilité de dématérialiser les processus de planification et facilite ainsi l’attribution des interventions.
Dès la réception d’une demande urgente de dépannage, le responsable technique attribut la tâche au technicien et celui-ci est automatiquement prévenu de la modification de son planning sur son smartphone.
La rapidité du partage de l’information offre de réels gains de temps et de productivité en optimisant le temps de travail de chaque technicien pour des prestations de qualité.

Des bons d’interventions zéro papier

Le bon d’intervention apporte au technicien les informations relatives au site, bâtiment, équipement et la description de la prestation à réaliser. Ce document indispensable peut pourtant ralentir considérablement le travail d’un technicien par son format papier : possibilité de perte de l’information, oubli du bon, information manquante…

En dématérialisant les bons d’interventions, le technicien dispose de toutes les informations nécessaires à portée de main sur son smartphone.
De plus, la dématérialisation permet d’apporter d’autres informations et de partager des données supplémentaires :

  • Historique des interventions précédentes sur un site ou un équipement
  • Signature électronique du client
  • Demande de devis en direct avec photos
  • Synchronisation des données terrains avec la plateforme de GMAO

L’utilisation des bons d’interventions dématérialisés offre aux prestataires un gain de temps considérable et une traçabilité de l’information.
D’autre part, le compte-rendu de l’intervention réalisée, garant de la qualité de l’intervention et de la réactivité du prestataire, est transmis au client instantanément et facilite ainsi la relation de confiance entre un prestataire et son client.

La centralisation des documents par la GED

Le système documentaire d’un prestataire regorge de devis, factures, audits, bons d’interventions, rapports d’activité… et bien d’autres documents ! Plus les années passent et plus les archives deviennent encombrantes, rendant la gestion documentaire fastidieuse.
Les nouvelles technologies permettent aujourd’hui la dématérialisation de ces éléments pour une gestion plus simple au quotidien. Les avantages sont multiples :

  • Information immédiatement disponible pour tout utilisateur
  • Circulation papier des documents limitée évitant la perte d’informations
  • Centralisation numérique de tous les documents pour une recherche simplifiée
  • Mise à jour des documents facilitée
  • Sécurisation du stockage

Pour répondre aux enjeux des prestataires de maintenance, Twimm a développé une application de GMAO en tirant parti de ces différentes avancées technologiques afin de proposer des solutions efficaces au quotidien.

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