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Gagner en productivité par le partage de l’information

Compte-rendu évènement "Petit-déjeuner de la maintenance"

Transmettre l’information de façon immédiate avec une totale transparence et une traçabilité sur du long terme est un des nouveaux enjeux des prestataires de maintenance du bâtiment. Comment gagner du temps tout en communiquant rapidement ? Comment les technologies du numérique peuvent-elles offrir un gain en productivité ? Romain Guillaume, Responsable d’exploitation chez Cogemex nous éclaire.

Cogemex est une entreprise de maintenance multitechnique et travaux, spécialisé en chauffage, ventilation et climatisation. Elle compte 27 techniciens connectés à 600 sites en exploitation soit 800 contrats gérés à travers la plateforme twimm. Chaque jour, entre 30 et 40 appels sont enregistrés pour des demandes de dépannage en plus des interventions de maintenance préventive.

Romain Guillaume, ingénieur exploitation-maintenance pour la société Cogemex, explique que le besoin client en termes d’information est en forte croissance. Aujourd’hui, signaler l’intervention est essentiel, la prendre en charge et la réussir n’étant plus suffisant.
Le client, qu’il soit locataire, propriétaire, bailleur ou gestionnaire est en attente d’informations et lui en donner est très consommateur en temps. C’est pour cette raison que la société Cogemex a souhaité mettre en place une solution de GMAO, afin d’organiser sa maintenance et de communiquer rapidement et facilement sur les interventions effectuées. Romain Guillaume nous précise :

Nous étions à la recherche d’un outil simple à prendre en main et très communicant. Au fur et à mesure de l’implémentation de l’outil twimm au sein de nos équipes, nous le faisions évoluer en parallèle. Cette capacité d’évolution de l’outil constitue une véritable force.

Les avantages d’une plateforme de partage

  • Accès client : l’ouverture de la plateforme aux clients Cogemex répond à leur besoin d’information. Par exemple, ils peuvent retrouver sur leur interface les devis, les interventions ainsi que les consommations énergétiques liées aux sites. Actuellement une quinzaine de clients de Cogemex dispose d’un accès à twimm. Le nombre d’accès clients augmentera prochainement car une cinquantaine d’entre eux en ont fait la demande
  • Gestion des contrats : les contrats de maintenance sont directement gérés sur la plateforme permettant de s’adapter aux exigences des clients.
  • Historique : toutes les données sont sauvegardées sur l’outil ce qui permet de ressortir l’historique d’un site, d’un équipement ou des interventions à tout moment sans devoir ressaisir une opération déjà réalisée.
  • Rapports automatiques d’exploitation : pour Romain Guillaume, cette nouveauté de l’outil offre un véritable gain de temps. En effet, les rapports sont toujours complexes à réaliser et demande énormément de temps à être finalisé.

Un gain de temps et une communication efficace

L’efficacité en communication se traduit par la capacité de l’outil à faire passer l’information directement aux clients. Ces derniers ne sollicitent plus les équipes de Cogemex pour obtenir des informations qui leur sont désormais accessibles. De cette façon, Cogemex a pu reporter cette charge de travail au profit d’une amélioration de leur service.

Pour Romain Guillaume, twimm est un accompagnateur au quotidien qui a simplifié la communication et le transfert d’informations aussi bien en interne qu’en externe, permettant aux équipes de dégager du temps. Par exemple, le temps consacré à la mise en place des devis a été réduit par deux, notamment grâce aux relances quasi automatiques, ce qui correspond à une demi-journée par semaine de gagner. Ce gain de temps est rendu possible par la force de la base de données qui permet d’avoir une vision globale de tous les sites en exploitation.

Publié le 13 mai 2015
Compte-rendu « Les petit-déjeuners de la maintenance » du 16 avril 2015