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Dématérialisation et gestion électronique des documents

Gain de temps, de productivité et de qualité

Face au développement exponentiel du numérique en entreprise ces dernières années, les sociétés françaises prennent du retard dans leur digitalisation contrairement à leurs concurrentes américaines et européennes. Même si 57% des entreprises de l’hexagone identifient le numérique comme un axe stratégique majeur, seulement 36% ont engagé leur transition numérique. Comment prendre part à cette révolution et bénéficier des bienfaits du numérique ?

La Gestion Electronique des Documents ou GED

Qu’est-ce que la GED ? C’est un moyen technique permettant la transformation de documents papier au format numérique qui facilite ainsi le stockage des informations sur un même environnement.
Les avantages pour une entreprise de bénéficier d’un système de GED sont multiples :

  • Gain de temps : la dématérialisation des documents en entreprise offre un réel gain de temps en limitant les processus de réalisation et d’envoi des documents. D’autre part, centraliser en un seul environnement, la recherche d’un document est facilité, inutile de chercher une facture pendant des heures dans un classeur ou une boite d’archives.
  • Saisie unique : les documents ne sont saisis qu’une seule fois et sont modifiables à tout moment.
  • Rapidité de partage : le partage d’un document avec un collaborateur, un client ou encore un partenaire ne prend que quelques secondes, d’autant plus si les documents sont accessibles sur une plateforme de partage.
  • Stockage intemporel : le stockage des informations est sécurisé et intemporel. L’historique des informations stockées garantie une traçabilité totale.
  • Gain de place : contrairement au format numérique, le stockage des documents papier demandent une pièce d’archives, des étagères, classeurs et autre.
  • Meilleure protection : la GED offre une meilleure protection des données et documents par le stockage sur des serveurs sécurisés contrairement au format papier dont les risques de vol ou de perte ne sont pas à écarter.

La dématérialisation par le Cloud

De nombreuses entreprises préfèrent développer des solutions de GED sur leur propre serveur pour des questions de confidentialité. Pourtant, nombre d’acteurs proposent des services de stockage d’informations permettant de limiter l’investissement de départ et garantissant une sécurité optimale grâce à des serveurs certifiés par les normes internationales.

La solution du Cloud Computing est un service informatique en ligne accessible partout et à tout moment depuis n’importe quel device (smartphone, ordinateur fixe et portable ou tablette) via une connexion internet.

C’est par exemple le cas de twimm qui propose un service en ligne pour les prestataires de maintenance et les gestionnaires de patrimoine en intégrant à sa solution un service de GED pour stocker les devis, factures, audits et autres documents.

Accéder au tout numérique par la dématérialisation

La dématérialisation est la première étape pour accéder au tout numérique. Une entreprise en cours de transition digitale commence à opérer par la dématérialisation de ses documents pour ensuite dématérialiser les processus de l’entreprise. Cette première marche vers le tout numérique est indispensable et accessible à toute entreprise. Elle facilite grandement les processus internes et offre un gain de temps et de productivité considérable. Par exemple, pour certains groupes internationaux, la documentation support des réunions du Conseil comporte des centaines de pages et il devient alors difficile voir impossible de faire des modifications de dernière minute. Avoir recourt aux solutions de dématérialisation facilite alors l’organisation et la circulation de l’information.

La dématérialisation offre aux entreprises la possibilité de faire des économies, développer la sécurité et participer au développement durable sans pour autant bouleverser leur fonctionnement.

Publier le 27 avril 2015